Déléguer la préparation des devis, factures et relances

Vous connaissez les travaux à réaliser, les quantités, les fournitures et les conditions à proposer. Nous rassemblons ces informations pour préparer le document dans l’outil et selon la présentation convenus. Lorsqu’une précision manque, nous vous la demandons avant de finaliser le devis.

Pour un artisan du bâtiment, cela peut concerner un devis de peinture, une intervention de plomberie ou des travaux de menuiserie. Ce sont des exemples de besoins possibles. Aktal ne réalise pas le chiffrage technique du chantier : les prestations, les prix et les engagements envers votre client viennent de vous.

• Reprendre les coordonnées et les références du chantier que vous communiquez.
• Mettre en forme les prestations, quantités, prix et conditions validés.
• Signaler les informations manquantes avant votre relecture.
• Conserver une version identifiable du document validé.

La préparation d’une facture s’appuie sur les éléments que vous confirmez : prestation réalisée, références utiles, acompte ou paiement déjà reçu et conditions convenues. Les paramètres comptables et fiscaux à appliquer sont vérifiés avec votre cabinet lorsque c’est nécessaire. Chaque document passe par la validation prévue avec vous.

À partir des informations de règlement que vous transmettez, nous pouvons mettre à jour un suivi administratif : factures préparées, envoyées, réglées ou encore en attente. Les pièces utiles peuvent ensuite être regroupées pour le comptable. Cette organisation permet de retrouver le statut d’un document sans reconstruire tous les échanges.

Avant une relance, nous reprenons avec vous les informations disponibles : facture concernée, échéance convenue, solde annoncé et éventuelle réponse du client. Nous préparons ou effectuons les relances administratives prévues dans la mission, selon vos consignes. Une contestation ou une demande particulière vous est signalée pour décision.

Le suivi indique ce qui a été envoyé, le retour reçu et la prochaine action. Il peut s’intégrer à un accompagnement régulier sur devis pour votre entreprise à Mulhouse, Colmar, Belfort ou dans les alentours. Le volume de documents, le rythme des échanges et l’usage du français ou du turc sont définis selon votre besoin.