İşi tamamladınız, faturayı gönderdiniz ama ödeme hâlâ hesabınıza geçmedi. İki iş arasında, müşterinize ne yazacağınızı ve konuyu nasıl takip edeceğinizi düşünüyorsunuz. Sinirlenmeden, açık ve düzenli bir şekilde ilerlemek istiyorsunuz.
Ödenmeyen bir fatura için önce ödeme tarihini ve gerçekten kalan borcu kontrol edin. Ardından faturayı ekleyerek somut bilgileri ve açık bir talebi içeren mesaj gönderin. Gelen yanıtı ve sonraki adımı not edin. Ödeme hatırlatması tahsilatı garanti etmez; müşterinin ödemeyi unutup unutmadığını, bir belgeye ihtiyaç duyup duymadığını veya itirazı olup olmadığını anlamanıza yardımcı olur. Bu yazı Fransa’daki faaliyetler içindir.
1. Hatırlatma yapmadan önce faturayı kontrol edin
Onaylanan fiyat teklifini, faturayı ve ödeme kayıtlarınızı açın. Ödeme hatırlatma e-postası göndermeden önce şunlara bakın:
- Doğru müşteri: adı, adresi ve işletme müşterisiyse ödemeden sorumlu kişi.
- Doğru vade: kararlaştırılan belgelerde ve faturada belirtilen ödeme tarihi.
- Kalan tutar: daha önce alınan avanslar, kısmi ödemeler ve düzenlenen alacak notları (avoirs).
- Gönderim: fatura, istenen referanslarla birlikte doğru kişiye iletildi mi?
- Mevcut yazışmalar: müşterinin hâlâ yanıt bekleyen bir sorusu veya itirazı var mı?
Bir banka havalesi beklediğinizden farklı bir açıklamayla gelmiş olabilir. Faturayı ödenmemiş olarak değerlendirmeden önce elinizdeki bilgileri kontrol edin. Belgeler birbirine karışıyorsa muhasebe bürosunun istediği belgeleri ve talepleri düzenleme rehberimiz net bir takip düzeni kurmanıza yardımcı olur.
2. Bireysel müşteri ile işletme müşterisini ayırt edin
Bireysel müşteride kararlaştırılan ödeme koşullarını yeniden okuyun: avans, iş bitiminde ödeme veya taksit planı. İşletmeler arasındaki ödeme kurallarını bu müşteriye otomatik olarak uygulamayın.
Fransa’da işletmeler arasında genel ödeme süresi, malın tesliminden veya hizmetin tamamlanmasından itibaren 30 gündür. Kararlaştırılan vadeler ve sektöre özgü kurallar bu çerçeveyi değiştirebilir. Kendi ödeme tarihinizi belirlemek için Service Public’in işletmeler arasındaki ödeme süreleri sayfasını inceleyin.
İşletmeler arasında öngörülen 40 € tutarındaki sabit tahsilat gideri tazminatı, tüketici konumundaki müşteriye uygulanmaz. Dostane ödeme hatırlatmasının giderleri de doğrudan onun borcuna eklenemez. DGCCRF’nin tahsilat giderlerine ilişkin açıklaması bu ayrımı belirtir. İşletme müşterisi için gecikme bedeli hesaplamadan önce uygulanacak koşulları da kontrol edin.
3. İlk ödeme hatırlatmasını kısa ve nazik yazın
Açık bir konu satırı, müşterinin belgeyi bulmasını kolaylaştırır. Mesajda fatura numarasını, kalan tutarı ve vadeyi belirtin. Okunaklı bir kopyasını ekleyin. Ardından ödemeyi veya ödemeyi engelleyen durumun açıklanmasını isteyin. Sakin bir dil kullanın: müşterinin niyetini tahmin etmek yerine mevcut durumu anlatın.
Aşağıdaki örnek tamamen kurgusaldır: F-2026-084 numaralı faturanın 780 € tutarındaki bakiyesi ödenmemiştir ve kararlaştırılan son ödeme tarihi 30 Eylül 2026’dır. Tarihler ve tutar yalnızca örnek içindir; mesajı kendi belgelerinize uyarlayın. Müşterinize, iletişim kurduğunuz dilde gönderin.
Konu: F-2026-084 numaralı fatura — bekleyen ödeme
Merhaba Martin Hanım,
Ödeme kayıtlarımı kontrol ettiğimde, son ödeme tarihi 30 Eylül 2026 olan F-2026-084 numaralı faturanın 780 € tutarındaki bakiyesine ait ödemeyi henüz bulamadım. Faturayı tekrar ekte iletiyorum.
Ödemeyi yapabilir veya ödemeyi engelleyen durumu bildirebilir misiniz? Ödemeyi zaten yaptıysanız kayıtlarda bulabilmem için tarihini ve referansını paylaşmanızı rica ederim.
Yanıtınız için teşekkür ederim.
Julien — Exemple işletmesi
Bu metni ödeme hatırlatma e-postası için temel olarak kullanabilirsiniz. Gecikme bedeli veya masrafı otomatik olarak eklemeyin. Mesajı ilgili kişiye gönderin; ödeme işleminde rolü olmayan kişileri yazışmaya dâhil etmeyin.
4. Net bir yanıt isteyin ve kayıt tutun
Kurgusal örneğimizde ilk mesaj 1 Ekim’de gönderilmiştir. 6 Ekim itibarıyla ödeme veya yanıt bulunamamıştır. İkinci mesaj aşağıdaki gibi yazılabilir. Bu takvim bir düzenleme örneğidir, yasal zorunluluk değildir.
Konu: Ödeme takibi — F-2026-084 numaralı fatura
Merhaba Martin Hanım,
F-2026-084 numaralı fatura hakkında 1 Ekim’de gönderdiğim mesajı takip etmek için yazıyorum. 30 Eylül 2026’da ödenmesi beklenen 780 € bakiye, kayıtlarımda hâlâ beklemede görünüyor.
Ödemeyi yapmayı planladığınız tarihi teyit etmenizi rica ederim. Faturanın veya yapılan işin bir bölümü ödemeyi engelliyorsa birlikte inceleyebilmemiz için durumu yazılı olarak belirtin.
Faturayı bu mesaja tekrar ekliyorum.
Julien — Exemple işletmesi
Her iletişimden sonra tarihi, kullanılan kanalı, yanıtı ve sonraki adımı not edin. Tek satır yeterli olabilir: « F-2026-084 — 780 € — 6 Ekim e-postası — yanıt bekleniyor ». Müşteri bir ödeme tarihi bildirirse onu kaydedin ve sonra paranın hesaba geçip geçmediğini kontrol edin. Taksit planı önerirse kabul edip etmeyeceğinize karar vermek için zaman ayırın; anlaşılan koşulların yazılı teyidini saklayın.
5. Müşteri yanıt vermezse veya itiraz ederse ne yapmalı?
Fransa’da resmî ödeme ihtarından (mise en demeure) önce dostane hatırlatma göndermek yasal olarak zorunlu değildir. Gönderilecek e-postalar için herkese uygulanan bir sayı yoktur. Mise en demeure, örneğin teslim alındısı bulunan taahhütlü mektupla yapılabilen resmî bir taleptir. Bu ayrımlar ödeme hatırlatması ve resmî ihtar hakkındaki Service Public sayfasında açıklanır.
Müşteri yapılan işe veya tutara itiraz ediyorsa açıklamalarını, onaylanmış fiyat teklifini, faturayı ve yazışmaları bir araya getirin. Anlaşmazlığın ne olduğunu belirlemek sonraki adımı seçmenizi kolaylaştırır. Dosyanıza uygun bir resmî ihtar veya işlem için avukat ya da commissaire de justice gibi yetkin bir uzmandan görüş alın. Alt yüklenicilik durumu da ayrıca değerlendirilmelidir.
Yukarıdaki iki mesaj, idari ödeme takibi örnekleridir; resmî ihtar modeli değildir. Başlatmaya karar vermediğiniz bir dava sürecini vaat etmeyin. Bir faturayı yalnızca ne kadar eski olduğunu gizlemek amacıyla değiştirmekten de kaçının.
Sürdürebileceğiniz bir takip düzeni kurun
Bekleyen faturaları tek bir listede toplayın: fatura numarası, vade, kalan tutar, son iletişim ve sonraki adım. İşinize uygun bir zaman ayırarak bu listeyi güncelleyin. Ödeme geldiğinde durumu hemen değiştirin; böylece gereksiz bir hatırlatma daha göndermemiş olursunuz.
Bu işin bir bölümünü devretmek mi istiyorsunuz? Esnafın devredebileceği idari işler hakkındaki yazımız, belge hazırlama ve ödeme takibini açıklar. Esnaf ve işletmelere yönelik idari destek hizmetimiz kapsamında Aktal, faturaları düzenlemenize ve sizinle kararlaştırılan hatırlatmaları hazırlamanıza yardımcı olabilir. Kararlar ve onaylar sizde kalır.
Başlamak için bekleyen bir fatura seçin: dosyasını kontrol edin, mesajı hazırlayın ve sonraki adımı listenize yazın. Ödeme hatırlatmaları birikmişse ihtiyacınıza uygun desteği belirlemek için fatura takibi ihtiyacınızı bize anlatabilirsiniz.