İş günü bitti ama hazırlanacak bir fiyat teklifi, gönderilecek bir fatura ve muhasebeci için bulunacak belgeler hâlâ bekliyor. Belki siz de şöyle düşünüyorsunuz: « Evrak işlerimde bana yardımcı olacak birine ihtiyacım var, ama hangi işleri devredebilirim? »
Esnafa yönelik idari destek, işinizin kontrolünü elinizde tutarken belirli görevleri devretmenizi sağlar. Aktal Administratif olarak belgelerinizi hazırlamanıza, ödemeleri takip etmenize, evrakları düzenlemenize ve muhasebe büronuzla iletişimi yürütmenize yardımcı oluyoruz. Yapılacak işleri ihtiyaçlarınıza göre birlikte belirliyoruz.
Fiyat tekliflerimi ve faturalarımı kim hazırlayabilir?
Mesleğinizi, yapılacak işi ve sunacağınız fiyatları siz biliyorsunuz. İdari işlerle ilgilenen bir kişi, bu bilgilere dayanarak belgelerinizi hazırlayabilir.
Örneğin müşterinin iletişim bilgilerini, hizmetin açıklamasını, miktarları, fiyatlarınızı ve kararlaştırılan koşulları bize iletirsiniz. Aktal, fiyat teklifini talimatlarınıza göre hazırlar; siz de gönderilmeden önce kontrol edip onaylarsınız. Faturayı hazırlarken de tamamlanan hizmet hakkında sizin doğruladığınız bilgileri esas alırız.
Fiyatlar ve müşterilerinize karşı üstlendiğiniz taahhütler konusunda karar sizde kalır. KDV veya muhasebe işlemleriyle ilgili sorular muhasebe büronuzla netleştirilmelidir. Sunulan hizmetleri esnaf ve işletmelere yönelik idari destek sayfamızda bulabilirsiniz.
Esnafa sekreterlik desteği günlük işlerde ne sağlar?
Esnaf olarak sekreterlik desteği aradığınızda ihtiyacınız, fiyat teklifi hazırlamanın ötesine geçebilir. Kararlaştırılan hizmet kapsamına göre Aktal’a devredebileceğiniz üç görev daha vardır.
Ödemeleri ve bekleyen faturaları takip etmek
Bize ilettiğiniz bilgilere göre faturaların durumunu güncelleriz: hangileri ödendi, hangileri bekliyor ve şimdiye kadar hangi adımlar atıldı? Sizinle kararlaştırdığımız ödeme hatırlatmalarını hazırlayıp iletebiliriz. Böylece hangi müşteriye hatırlatma yapıldığını ve nasıl bir yanıt alındığını bilirsiniz.
Belgeleri dosyalamak ve eksikleri belirlemek
Tedarikçi faturaları, yazışmalar ve diğer belgeler, işinize uygun bir dosyalama düzeninde toplanabilir. Evrakları düzenlemenize ve eksik belgeleri belirlemenize yardımcı oluruz. Önce kendiniz bir ayırma işlemi yapmak isterseniz biriken evrakları düzenleme yöntemimiz size basit bir başlangıç sunar.
Muhasebecinizle iletişimi kolaylaştırmak
Muhasebe büronuz bir alış faturası veya bir belge hakkında açıklama mı istiyor? Belgeleri bir araya getirebilir, sorularınızı iletebilir ve devam eden talepleri takip edebiliriz. Muhasebe işlemleri ve vergi danışmanlığı muhasebecinizin sorumluluğunda kalır. Bizim görevimiz iletişimi kolaylaştırmak ve gerekli bilgileri size anlaşılır bir dille açıklamaktır.
Bu düzeni kurmak için muhasebe büronuzla iletişimi kolaylaştıran önerilerimize de göz atabilirsiniz.
Somut bir örnek: bir boya ustasının evrak işleri
Kurgusal bir örnek üzerinden ilerleyelim. Julien bir boya ustasıdır. Günlerini müşterilerinin işlerinde çalışarak geçirir. Hafta sonunda hazırlanmayı bekleyen iki fiyat teklifi vardır, bir faturanın ödenip ödenmediğini kontrol etmesi gerekir ve muhasebecisi aldığı boyaya ait belgeyi istemektedir.
Aktal’ın desteği şu şekilde düzenlenebilir:
- Fiyat teklifleri için: Julien yapılacak işleri, miktarları ve fiyatları iletir. Biz belgeleri hazırlarız; kendisi kontrol edip onaylar.
- Ödeme için: Julien’in verdiği bilgilerle faturanın durumunu kontrol ederiz. Ödeme hâlâ bekleniyorsa kararlaştırılan hatırlatmayı yaparız.
- Alış belgesi için: bize iletilen evraklar arasında belgeyi ararız. Belge eksikse temin edebilmesi için Julien’e bildiririz.
- Muhasebeci için: belgeyi büroyla kararlaştırılan yöntemle iletir ve talebin durumunu güncelleriz.
Böylece Julien’in önünde net bir durum özeti olur: onaylanacak teklifler, takip edilecek ödeme ve muhasebe bürosuna gönderilen belge. Bütün mesajlarını yeniden okumadan her konuyu kaldığı yerden sürdürebilir.
İşletmemin idari işlerini nasıl devredebilirim?
Zamanınızı alan veya sık sık ertelediğiniz bir işle başlayın. Daha kapsamlı bir takip düşünmeden önce yalnızca fiyat tekliflerinin hazırlanmasını devredebilirsiniz.
- İhtiyacınızı anlatın: hangi işler birikiyor, nerede takılıyorsunuz ve neyin takip edilmesini istiyorsunuz?
- Hizmetin kapsamını belirleyin: devredilecek görevler, gerekli belgeler ve iletişim sıklığı.
- Bir yöntem kararlaştırın: bilgileri nasıl ileteceksiniz ve hangi belgeleri gönderilmeden önce onaylayacaksınız?
- Basit bir takip düzeni tutun: tamamlanan işler, yanıtınızı bekleyen konular ve atılacak sonraki adım.
Aktal’da bu çalışma şeklini birlikte belirliyoruz. Amaç, normal bir iş gününde rahatça kullanabileceğiniz bir düzen kurmaktır.
Tek seferlik destek mi, düzenli takip mi?
Tek seferlik destek, belgeleri düzene koymak veya belirli bir dosyayı hazırlamak için uygun olabilir. Faturalar, ödemeler ve muhasebe bürosunun talepleri sürekli tekrar ediyorsa düzenli takip tercih edilebilir.
Ücret; yapılacak işe, belge miktarına ve takip sıklığına bağlıdır. Hizmete dâhil olan görevler ve çalışma koşulları fiyat teklifinde belirtilir. Böylece bütün işleri bir anda devretmek zorunda kalmadan mevcut ihtiyacınızla başlayabilirsiniz.
Aklınızda bulunsun
Sizi en çok zorlayan üç idari işi yazın. Ardından ilk olarak hangisi için destek almak istediğinizi seçin.
Geciken fiyat teklifleri, takip edilecek faturalar veya muhasebeciye gönderilecek belgeler mi var? Esnaf olarak idari destek ihtiyacınızı bize anlatabilirsiniz. Aktal’ın hangi işleri üstlenebileceğini ve başlamak için gerekli bilgileri birlikte belirleyelim.