Şantiyeler, müşteriler ve teklifler arasında işinize ait belgeler farklı yerlerden gelebilir. E-postayla gelen bir fatura, araçta kalan bir belge, muhasebecinizin yanıtlamayı düşündüğünüz talebi… Yeniden düzen kurmak için önce belgeleri toplamaya ve talepleri takip etmeye odaklanın. Muhasebe büronuzla birlikte belirleyeceğiniz birkaç alışkanlık iletişimi kolaylaştırabilir.
1. Muhasebe büronuzla bir yöntem belirleyin
Muhatabınıza hangi belgeleri, ne sıklıkla ve hangi yolla göndermeniz gerektiğini sorun. Büro size bir belge yükleme alanı veya çalışma şeklinize uygun başka bir yöntem önerebilir. Kendi düzeninizi kurmadan önce bu yöntemin nasıl işlediğini öğrenin.
Bu açıklamaları aynı yerde tutun ve sorularınızı kime yönelteceğinizi not edin. İşletmenizin idari işleriyle birden fazla kişi ilgileniyorsa yöntemi onlarla da paylaşın. Herkes belgeyi nereye koyacağını ve daha önce gönderilip gönderilmediğini nasıl kontrol edeceğini bilsin.
2. Belgeler için kolay ulaşılır bir toplama yeri oluşturun
Kararlaştırdığınız düzene göre kâğıt belgeler için bir dosya, dijital belgeler için de adı açıkça belli olan bir klasör hazırlayın. En uygun yer, ofiste az zaman geçirdiğiniz günlerde bile rahatça kullanabildiğiniz yerdir.
Bir belge geldiğinde onu buraya koyun. Göndermeden önce okunaklı ve eksiksiz olduğunu kontrol edin. Fotoğraf çekiyorsanız kenarlarını kesmeden bütün bilgilerin okunmasını sağlayın. Size ulaşan belge sürümünü saklayın ve birbirine çok benzeyen adlarla gereksiz kopyalar oluşturmayın.
Evraklar zaten birikmişse basit bir dosyalama düzeni kurma rehberimizdeki ilk ayırma yöntemini muhasebe büronuzun talimatlarına uyarlayabilirsiniz.
3. Belgeleri kolay bulunur hâle getirin
Öncelikle muhasebe büronuzun istediği dosyalama düzenini izleyin. Dosyalara ad vermeniz gerekiyorsa aynı mantığı kullanın: örneğin tedarikçi adı, belgenin üzerindeki tarih ve belge numarası. Amaç, muhatabınız istediğinde doğru belgeyi kolayca bulabilmektir.
Açıklama gerektiren bir belge için ayrı ve somut bir not ekleyin: hangi alımla ilgili olduğu, hâlâ hangi belgeyi aradığınız veya hangi soruyu sormak istediğiniz. Muhasebe işlemini kendiniz tahmin etmeye çalışmadan, büronuzdan hangi açıklamaların gerekli olduğunu öğrenebilirsiniz.
4. Talepleri tek bir listede takip edin
Paylaşılan kısa bir liste veya düzenli tuttuğunuz bir defter, devam eden taleplerle daha önce gönderdiğiniz belgeleri ayırt etmenize yardımcı olabilir. Her talep için kolayca gözden geçirebileceğiniz birkaç bilgi yazın.
- Muhasebe bürosunun istediği belge veya açıklama.
- Yapılacak iş ve bu işle ilgilenen kişi.
- Gönderim tamamlandığında, gönderildiği tarih ve kullanılan kanal.
Aklınızda bulunsun
Bu takibe zaman ayıramıyor musunuz? Esnaf ve işletmelere yönelik idari destek hizmetimiz, birlikte belirlenen çalışma şekline göre belgelerin düzenlenmesini ve muhasebe büronuzla iletişimin takibini kapsar.
Muhasebecinizle konuşarak başlayın: bir gönderim yöntemi, belgeler için bir toplama yeri ve bir takip listesi belirleyin. Düzenli evrak takibi herkesin işini kolaylaştırır.