Faturalar yer kaplıyor ve evrakı ayıklamak istiyorsunuz. Faturalar ve muhasebe belgeleri için temel süre, ilgili hesap döneminin kapanışından itibaren 10 yıldır. Ancak işletmedeki her belge aynı kurala tabi değildir. Silmeyi düşünmeden önce belgeleri türlerine göre ayırın.
Saklanacak muhasebe belgeleri
Service Public; muhasebe defterleri ile müşteri ve tedarikçi faturaları, sipariş, teslim ve teslim alma belgeleri gibi kanıtlayıcı evrak için hesap dönemi kapanışından itibaren 10 yıl belirtir. Bunlarla diğer belgeler arasındaki farkı işletmelerin resmî belge saklama süreleri tablosunda bulabilirsiniz.
Mikro girişimciler için de mikro rejimin muhasebe yükümlülükleri sayfası, faturaların ve notes adı verilen satış belgelerinin düzenlendikleri hesap döneminin kapanışından sonra 10 yıl saklanmasını hatırlatır.
Varsayımsal örnek: 31 Aralık 2026’da kapanan hesap dönemine ait bir faturanın süresi, bu kapanıştan itibaren hesaplanır. İndirme veya muhasebeciye gönderme tarihi süreyi yeniden başlatmaz.
Kâğıt veya dijital: belgeler kullanılabilir durumda kalmalı
Belgelerin asıl sürümlerini saklayın; açılıp okunabildiklerini kontrol edin. Ekran görüntüsü takip için yararlı olabilir, ancak elektronik faturanın tek arşivi hâline gelmemelidir.
Asıl kâğıt belgeleri dijital kopyalarla değiştirmek istiyorsanız, kâğıtları imha etmeden önce yöntemi muhasebe büronuza veya arşivleme sağlayıcınıza kontrol ettirin. Basit bir fotoğraf, tüm saklama koşullarının sağlandığı anlamına gelmez.
Kurabileceğiniz basit bir dosyalama düzeni
- Her hesap dönemi için bir klasör oluşturun. Satışlar, alışlar ve diğer belgeler için alt klasörler ekleyin.
- Dosyaları tutarlı adlandırın: tarih, tedarikçi veya müşteri, ardından belge numarası.
- İlgili yazışmaları birlikte saklayın. Fatura veya avoir hakkındaki açıklamalar da buna dâhildir.
- Ayrı bir yedek hazırlayın. Belirli aralıklarla bir belgeyi bulup açabildiğinizi kontrol edin.
Evrakınız dağınıksa birikmiş belgeleri ayırma yöntemimizle başlayın. Muhasebe bürosuna gönderimler için de muhasebeciye iletilecek belgeleri düzenleme yöntemini birlikte belirleyin.
Eski bir arşivi silmeden önce
Belgenin türünü, sürenin başlangıcını ve devam eden bir uyuşmazlık ya da denetim olup olmadığını kontrol edin. Şantiyeyle ilgili sözleşme ve sigortalar için durumunuza özgü süreleri doğrulatın. Ayıklama sırasında hâlâ gerekli bir belge kaybolmamalıdır.
İşletmelere yönelik idari destek hizmetimiz, muhasebe büronuzun talimatlarına göre bu düzeni kurmanıza ve eksik belgeleri belirlemenize yardımcı olabilir.
Resmî bilgiler 8 Ekim 2026’da kontrol edildi. Önerilen dosyalama, bir düzenleme yöntemidir.