Les factures prennent de la place et vous pensez faire du tri. Pour les factures et pièces comptables, retenez le repère de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Mais tous les documents d’une entreprise ne suivent pas la même règle : classez-les par nature avant d’envisager une suppression.
Les documents comptables à conserver
Service Public indique notamment une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les livres comptables et les pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception. Retrouvez la distinction entre ces pièces et les autres documents dans le tableau officiel des durées de conservation des entreprises.
Pour les micro-entrepreneurs, la fiche sur les obligations comptables du régime micro rappelle aussi la conservation des factures et notes pendant 10 ans après la clôture de l’exercice où elles ont été émises.
Exemple fictif : une facture rattachée à un exercice clos le 31 décembre 2026 entre dans ce délai à partir de cette clôture. Sa date de téléchargement ou d’envoi au comptable ne redémarre pas le délai.
Papier ou numérique : garder des documents exploitables
Conservez les documents dans leur version d’origine et vérifiez que vous pouvez les ouvrir et les lire. Une capture d’écran peut servir au suivi, mais ne doit pas devenir votre seule archive d’une facture électronique.
Si vous envisagez de remplacer les originaux papier par des copies numériques, faites vérifier la méthode avec votre cabinet ou votre prestataire d’archivage avant de détruire les papiers. Une simple photo ne permet pas de présumer que toutes les conditions de conservation sont respectées.
Un classement simple à mettre en place
- Créez un dossier par exercice, puis des sous-dossiers pour les ventes, les achats et les autres justificatifs.
- Nommez les fichiers régulièrement : date, fournisseur ou client, puis numéro du document.
- Gardez les échanges utiles ensemble, notamment les explications sur une facture ou un avoir.
- Prévoyez une sauvegarde distincte et vérifiez périodiquement que vous savez retrouver un document.
Si vos pièces sont dispersées, commencez par notre méthode pour trier les papiers qui s’accumulent. Pour les transmissions au cabinet, convenez aussi d’une méthode pour organiser les documents destinés au comptable.
Avant de supprimer une ancienne archive
Vérifiez la nature du document, le point de départ du délai et l’existence éventuelle d’un litige ou d’un contrôle en cours. Pour les contrats et assurances liés aux chantiers, faites confirmer les durées propres à votre situation. Un tri ne doit pas faire disparaître une pièce encore utile.
Notre assistance administrative des professionnels peut vous aider à construire ce classement et à repérer les documents manquants, en suivant les consignes de votre cabinet.
Repères officiels vérifiés le 8 octobre 2026. Le classement proposé est une méthode d’organisation.