La journée de travail est terminée, mais il reste un devis à préparer, une facture à envoyer et des justificatifs à retrouver pour le comptable. Vous vous dites peut-être : « J’ai besoin de quelqu’un pour m’aider avec mes papiers, mais qu’est-ce que je peux lui confier ? »
L’aide administrative pour les artisans permet de déléguer des tâches précises tout en gardant la main sur son activité. Chez Aktal Administratif, nous vous aidons à préparer vos documents, suivre les règlements, organiser les justificatifs et faire le lien avec votre cabinet comptable. La mission est définie ensemble, selon vos besoins.
Qui peut faire mes devis et factures ?
Vous connaissez votre métier, les travaux à réaliser et les prix à proposer. Une personne chargée de l’administratif peut préparer les documents à partir de ces informations.
Par exemple, vous nous communiquez les coordonnées du client, la description de la prestation, les quantités, vos prix et les conditions convenues. Aktal prépare le devis selon vos consignes, puis vous le vérifiez et le validez avant son envoi. Pour la facture, nous partons des éléments que vous confirmez sur la prestation réalisée.
Vous gardez les décisions sur les tarifs et les engagements envers vos clients. Les questions de TVA ou de traitement comptable sont à vérifier avec votre cabinet. Retrouvez les tâches proposées dans notre accompagnement administratif des artisans et entreprises.
Que peut faire une secrétaire pour artisan au quotidien ?
Lorsque vous cherchez une secrétaire pour artisan, votre besoin peut aller au-delà de la préparation des devis. Voici trois autres tâches que vous pouvez confier à Aktal, selon la mission convenue.
Suivre les règlements et les factures en attente
À partir des informations que vous nous transmettez, nous mettons à jour le suivi des factures : celles qui sont réglées, celles qui restent en attente et les démarches déjà réalisées. Nous pouvons préparer et effectuer les relances convenues avec vous. Vous savez ainsi quels clients ont été relancés et quelles réponses ils ont apportées.
Classer les documents et repérer ce qui manque
Factures fournisseurs, courriers et justificatifs peuvent être regroupés dans un classement adapté à votre activité. Nous vous aidons à organiser les pièces et à repérer les documents manquants. Si vous souhaitez commencer par un premier tri, notre méthode pour organiser les papiers qui s’accumulent donne un point de départ simple.
Faire le lien avec votre comptable
Votre cabinet demande une facture d’achat ou une précision sur un document ? Nous pouvons rassembler les pièces, transmettre vos questions et suivre les demandes en cours. Votre comptable conserve les travaux comptables et le conseil fiscal. Notre rôle est de faciliter les échanges et de vous expliquer les informations utiles en langage simple.
Pour mettre en place cette organisation, découvrez aussi nos conseils pour faciliter les échanges avec votre cabinet comptable.
Un cas concret : les papiers d’un artisan peintre
Prenons un exemple fictif. Julien est artisan peintre. Il passe ses journées chez ses clients. En fin de semaine, deux devis attendent d’être préparés, il doit vérifier le règlement d’une facture et son comptable lui réclame un justificatif d’achat de peinture.
Voici comment une aide d’Aktal pourrait s’organiser :
- Pour les devis : Julien transmet les prestations, les quantités et les prix. Nous préparons les documents, qu’il relit et valide.
- Pour le règlement : avec les informations fournies par Julien, nous vérifions le suivi de la facture et effectuons la relance convenue si le paiement reste attendu.
- Pour le justificatif : nous recherchons la pièce dans les documents transmis. Si elle manque, nous le signalons à Julien pour qu’il puisse la récupérer.
- Pour le comptable : nous transmettons le justificatif par le moyen convenu avec le cabinet et mettons à jour le suivi de sa demande.
Julien dispose alors d’un point clair : les devis à valider, le règlement à suivre et le document transmis au cabinet. Il peut reprendre chaque sujet sans relire tous ses messages.
Comment déléguer la gestion administrative de mon entreprise ?
Commencez par une tâche qui vous prend du temps ou que vous repoussez souvent. Vous pouvez confier la préparation des devis avant d’envisager un suivi plus large.
- Décrivez le besoin : ce qui s’accumule, ce qui bloque et ce que vous souhaitez faire suivre.
- Définissez la mission : les tâches confiées, les documents nécessaires et la fréquence des échanges.
- Convenez d’une méthode : comment transmettre les informations et quels documents vous devez valider avant leur envoi.
- Gardez un suivi simple : ce qui est fait, ce qui attend votre réponse et la prochaine action.
Chez Aktal, ces modalités sont précisées ensemble. L’objectif est d’avoir une organisation que vous pouvez utiliser pendant une journée normale de travail.
Une aide ponctuelle ou un suivi régulier ?
Une aide ponctuelle peut servir à remettre de l’ordre dans des documents ou à préparer un dossier précis. Un suivi régulier peut convenir lorsque les factures, les règlements et les demandes du cabinet reviennent tout au long de l’activité.
Le coût dépend de la mission, du volume de documents et de la fréquence du suivi. Un devis précise les tâches comprises et les modalités convenues. Vous pouvez donc partir de votre besoin actuel, sans devoir tout déléguer d’un seul coup.
Le déclic à retenir
Écrivez les trois tâches administratives qui vous pèsent le plus, puis choisissez celle pour laquelle vous aimeriez être aidé en premier.
Des devis en retard, des factures à suivre ou des pièces à transmettre au comptable ? Vous pouvez nous expliquer votre besoin administratif d’artisan. Nous définirons avec vous ce qu’Aktal peut prendre en charge et les informations nécessaires pour commencer.