Randevunuzu aldınız ama ne hazırlamanız gerektiğinden emin değil misiniz? Görüşme yüz yüze, telefonla veya çevrim içi olabilir; birkaç basit hazırlık her durumda işe yarar. Amaç, bilgilere kolayca ulaşmak ve o gün biraz heyecanlı olsanız bile sizin için önemli soruları sorabilmek.
1. İhtiyacınızı bir cümleyle özetleyin
Önce randevuyu neden aldığınızı yazın: bir yazıyı anlamak, dosyanızın durumunu öğrenmek veya istenen bir belge hakkında açıklama almak. Bu kısa özet, bütün geçmişi baştan anlatmadan durumunuzu açıklamanıza yardımcı olur.
Ardından konunun anlaşılması için gerekli bilgileri ekleyin: daha önce ne gönderdiniz, son aldığınız yanıt neydi ve şu anda nerede takılıyorsunuz? Birden fazla konunuz varsa önce hangisini konuşacağınızı seçin. Zaman kalırsa dönmek için diğerlerini de notunuzda tutun.
2. İstenen belgelerden başlayın
Randevu onayını ve size gönderilen açıklamaları yeniden okuyun. Belgeleri hazırlarken bunları temel alın. Bir belgenin içeriği veya formatı konusunda bilgi eksikse sorunuzu yazın ve mümkünse randevudan önce ilgili kişiye sorun.
Randevu onayını, konuyla ilgili yazışmaları ve istenen belgeleri tek bir dosyada ya da dijital klasörde bir araya getirin. En son yazışmaları başa koyun. Dijital belgeleri bir kez açıp okunaklı olduklarını ve bütün sayfaların bulunduğunu kontrol edin.
Belgeleriniz hâlâ dağınık mı? Önce biriken evrakları ayırma ve düzenleme yöntemimize göz atın. Ardından bu görüşme için gerekli belgeleri dosyanıza yerleştirin.
3. İşe yarayan üç soru hazırlayın
Resmî terimler kullanmanız gerekmiyor. Sorularınızı konuşurken nasıl soracaksanız öyle yazın. Aşağıdaki üç soruyu kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz. Bu sorular, sizden bekleneni anlamanıza ve sonraki adımları not etmenize yardımcı olabilir.
- Dosyamda neyin eksik olduğunu veya hangi bilginin açıklığa kavuşturulması gerektiğini anlatabilir misiniz?
- Şimdi hangi adımı atmalıyım ve yanıtımı nasıl iletmeliyim?
- Talebime verilen yanıtı nereden bulabilir veya nasıl takip edebilirim?
4. Sonraki adımları not edin
Randevudan önce onay mesajındaki bilgileri kontrol edin: adres, saat veya bağlantı yöntemi. Hazırladığınız notu ve yazı yazabileceğiniz bir araç bulundurun. Uzaktan görüşecekseniz mümkün olduğunca sessiz, belgelerinize kolayca ulaşabileceğiniz bir yer seçin.
Görüşme sırasında sizden istenenleri ve yapılan açıklamaları not edin. Bir talimat net değilse kendi kelimelerinizle tekrar ederek doğru anladığınızdan emin olun. Görüşmeden sonra notları dosyanıza ekleyin ve yapacağınız bir sonraki işi yazın. Böylece devam ederken her şeyi hafızanızdan yeniden toparlamanız gerekmez.
İstenenleri anlamak veya belgeleri toplamak için yardıma ihtiyaç duyuyorsanız bireysel idari işlemlere yönelik destek hizmetimiz bu hazırlıkta size yardımcı olabilir.
Aklınızda bulunsun
Tek sayfalık bir not yeterli olabilir: ihtiyacım, önceki yazışmalarım, sorularım ve sonraki adımım. Bu notu belgelerinizin yanına koyun.