Belfort inşaat esnafı için sekreterlik ve dosya takibi

İnşaat esnafı ve bağlantılı mesleklerde müşteri dosyası, çalışmalar ilerledikçe değişir. Teklifte yer alacak bilgiler, faturalandırma belgeleri ve diğer evraklar doğru şantiyeyle ilişkilendirilmelidir. Sağladığınız ve onayladığınız bilgilerden yola çıkarak bu devamlılığı düzenlemenize yardımcı oluruz.

Örneğin bir elektrikçi, teklif hazırlamak için gereken bilgileri bize iletir. Onayın ardından takip için gerekli belgeler ilgili dosyada toplanır. Daha sonra bir fatura hazırlanacaksa talimatlarınız ve yapılan işlerle ilgili doğrulanmış bilgiler kullanılır. Ticari içeriğe ve gönderim zamanına siz karar verirsiniz.

• Verdiğiniz bilgilere göre teklif ve faturaların hazırlanması.
• Onayların ve beklenen bilgilerin takibi.
• İlettiğiniz verilere göre ödeme durumunun güncellenmesi.
• İzin verilen ödeme hatırlatmalarının hazırlanması ve muhasebe evraklarının dosyalanması.

Basit bir işleyiş üzerinde anlaşırız: Siz bilgileri iletirsiniz, biz belgeleri hazırlarız, ardından siz onaylarsınız. Hazır dosyalar ile bilgi veya karar bekleyen konular ayrı takip edilir. Fiyat değişikliği, müşteriyle yapılacak anlaşma veya bir itiraz size yönlendirilir.

Ödenmesi beklenen faturaları, bize bildirdiğiniz ödeme bilgileri üzerinden takip ederiz. Hatırlatmalar, talimatlarınıza ve üzerinde anlaşılan yetkilere göre hazırlanır veya iletilir. Ticari anlaşmazlıklarda sorumluluk sizdedir; hukuki işlemler yetkili bir uzmanın görev alanına girer. İdari takip, faturanın ödenmesini garanti etmez.

Mulhouse merkezli Aktal, Belfort ve çevresindeki faaliyetiniz için uzaktan iletişimi sizinle birlikte düzenler. Paylaşım araçlarını, durum değerlendirmelerinin sıklığını ve onay verebilecek kişileri belirleriz. Gerekli yüz yüze görüşmeler veya ziyaretler, hizmete göre önceden kararlaştırılır.

Muhasebeciniz için evrak toplama hizmeti, fatura takibine eklenebilir. Bize verilen belgeleri dosyalar ve eksik olanları bildiririz; muhasebe işlemleri, beyannameler ve vergi danışmanlığı muhasebe büronuzun sorumluluğundadır. Durumunuzu anlatmak ve talepleri açıklığa kavuşturmak için Aktal ile Türkçe veya Fransızca iletişim kurabilirsiniz.

İlk iletişimde mesleğinizi ve Belfort çevresinde çalıştığınız bölgeyi belirtin. Önce hangi işleri devredeceğinizi belirlemek için bugün hangi konularda zorlandığınızı anlatın.

• Teklif ve faturalandırmada kullandığınız program veya yöntem.
• Yaklaşık dosya sayısı ve bekleyen belgeler.
• Belgeleri ileten ve gönderimleri onaylayan kişiler.